Evaluasi KMS

👥 Pengguna Aktif

73%

Target: 85% | Gap: −12%

▲ +8% dari 2023

📄 Konten Terindeks

1.240

Dokumen aktif tersedia

▲ +340 dokumen baru

🖥️ Uptime Sistem

98.4%

12 bulan terakhir

✓ SLA terpenuhi

🏢 Skor Organisasi

68%

Target: 80% | Gap: −12%

⚠ Perlu peningkatan

🖥️

KPI Teknologi

Kecepatan akses sistem

82%

Kompatibilitas perangkat

90%

Fitur pencarian (search)

75%

Integrasi sistem lain

60%

Keamanan data sistem

88%

Skalabilitas infrastruktur

72%

📚

KPI Pengetahuan

Kelengkapan dokumen

71%

Kualitas konten

65%

Kemutakhiran informasi

58%

Ketercarian konten

79%

Tingkat duplikasi konten

35%

Keragaman format

68%

👥

KPI Pengguna

Tingkat adopsi sistem

73%

Kepuasan pengguna

68%

Frekuensi penggunaan

55%

Tingkat pelatihan

80%

Kontribusi konten

48%

Respons helpdesk

85%

🏢

KPI Organisasi

Efisiensi proses akademik

70%

Kolaborasi antar unit

62%

Dukungan manajemen

85%

Dampak pada penelitian

67%

Penghematan waktu kerja

72%

Keselarasan strategi

78%

🎯

Skor 6 Dimensi — Model DeLone & McLean

📈

Tren KPI Utama 2023 → 2024 → 2025

2023 2024 2025

👤

Identitas Responden

📊

Progres Pengisian

0%

0 dari 10 pertanyaan dijawab

💡 Klik salah satu pilihan pada setiap pertanyaan untuk memilih jawaban Anda.

🖥️ A. Kualitas Sistem (System Quality)

1. Sistem KMS mudah diakses dari berbagai perangkat (laptop, ponsel, tablet)

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

2. Kecepatan respon sistem memadai untuk pekerjaan sehari-hari

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

3. Fitur pencarian KMS membantu menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

📄 B. Kualitas Informasi (Information Quality)

4. Informasi di KMS selalu terkini dan relevan dengan kebutuhan saya

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

5. Konten KMS mendukung kebutuhan akademik dan penelitian saya

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

👤 C. Penggunaan & Kepuasan

6. Saya menggunakan KMS secara rutin dalam pekerjaan atau studi sehari-hari

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

7. KMS ini meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja saya

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

🛡️ D. Keamanan & Tata Kelola

8. Saya merasa data yang saya simpan di KMS aman dan terlindungi

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

9. Hak akses dan peran pengguna di KMS sudah sesuai dengan posisi saya di fakultas

1

Sangat
Tidak Setuju

2

Tidak
Setuju

3

Netral

4

Setuju

5

Sangat
Setuju

10. Saran dan masukan untuk pengembangan KMS FTII ke depan

🎯 Matriks SWOT

💪 Strengths

Infrastruktur server stabil, uptime 98.4% konsisten

Dukungan penuh dari pimpinan dan manajemen fakultas

Fitur pencarian dan pengindeksan konten berjalan baik

Program pelatihan pengguna sudah berjalan (80%)

Keamanan dasar (RBAC, audit trail, SSL) telah aktif

⚠️ Weaknesses

Kemutakhiran konten sangat rendah (hanya 58%)

Frekuensi penggunaan harian belum optimal (55%)

Integrasi dengan SIAKAD dan e-learning terbatas (60%)

Enkripsi data sensitif belum diimplementasikan

Kepatuhan UU PDP No.27/2022 belum terpenuhi penuh

🚀 Opportunities

Pengembangan REST API untuk integrasi sistem akademik

Fitur kolaborasi real-time antar dosen dan mahasiswa

Pemanfaatan AI untuk rekomendasi konten otomatis

Ekspansi ke seluruh unit dan prodi di lingkungan FTII

Tersedianya hibah digitalisasi dari Kemendikbud

🔥 Threats

Resistensi budaya berbagi pengetahuan di civitas

Anggaran pemeliharaan sistem tidak menentu tiap tahun

Pergantian SDM kunci tanpa transfer knowledge memadai

Ancaman keamanan siber yang terus meningkat

Persaingan dengan platform knowledge eksternal populer

📉 Gap Analysis

🎯

Kondisi Aktual vs Target

Indikator	Saat Ini	Target	Gap	Prioritas
Integrasi sistem	60%	85%	−25%	🔴 Kritis
Kemutakhiran konten	58%	80%	−22%	🔴 Kritis
Kolaborasi antar unit	62%	75%	−13%	🟡 Tinggi
Adopsi pengguna	73%	85%	−12%	🟡 Tinggi
Kepuasan pengguna	68%	80%	−12%	🟡 Tinggi
Keamanan data	88%	95%	−7%	🔵 Sedang
Uptime sistem	98.4%	99%	−0.6%	🟢 Rendah

💡 Rekomendasi Perbaikan

🔴 Prioritas 1 — Kritis (Selesaikan 0–3 Bulan)

Kemutakhiran konten: Buat SOP pembaruan konten wajib tiap semester dengan Content Owner di setiap prodi. Integrasikan reminder otomatis via email jika konten belum diperbarui lebih dari 6 bulan.

Integrasi sistem: Kembangkan REST API integrator untuk menghubungkan KMS dengan SIAKAD, e-learning, dan repositori. Prioritaskan SSO agar pengguna tidak perlu login ganda.

🟡 Prioritas 2 — Tinggi (Selesaikan 3–6 Bulan)

Adopsi pengguna: Adakan workshop bulanan dan program KMS Champion per departemen. Tambahkan gamifikasi (leaderboard kontributor terbaik) untuk mendorong partisipasi aktif.

Kolaborasi: Buat fitur shared workspace lintas prodi dengan notifikasi tim saat ada konten baru yang relevan.

🔵 Prioritas 3 — Sedang (Selesaikan 6–12 Bulan)

Keamanan & compliance: Implementasikan enkripsi AES-256 untuk data sensitif dan perbarui kebijakan sesuai UU PDP No.27/2022. Jadwalkan penetration testing minimal 1x per tahun oleh pihak ketiga independen.

🛡️ Skor Keamanan

71%

5 dari 7 komponen OK

⚠ Enkripsi & pentest perlu

🏛️ Skor Tata Kelola

57%

4 dari 7 komponen OK

↓ UU PDP belum patuh

✅ Kepatuhan Audit

42%

5 dari 12 item terpenuhi

↓ Perlu tindakan korektif

🛡️

Penilaian Keamanan

🔒

Kebijakan keamanan data

Terdokumentasi & sudah disosialisasikan

✓ Ada

🔑

Manajemen hak akses (RBAC)

Role-based access control aktif

✓ Aktif

💾

Backup data otomatis

Harian aktif, uji restore belum terjadwal

△ Parsial

📋

Audit trail aktivitas

Log akses & perubahan dicatat otomatis

✓ Aktif

🌐

HTTPS / SSL aktif

Semua koneksi terenkripsi SSL/TLS

✓ Aktif

🔐

Enkripsi data sensitif

AES-256 belum diimplementasi

✗ Belum

🧪

Penetration testing

Terakhir 18 bulan lalu, belum dijadwalkan

△ Perlu update

🏛️

Penilaian Tata Kelola

📜

Kebijakan tata kelola KMS

SK Dekan sudah ditetapkan dan berlaku

✓ Ada

👥

Tim pengelola & PIC unit

Struktur tim per program studi terbentuk

✓ Ada

📄

SOP pengelolaan konten

SOP upload, validasi, arsip tersedia

✓ Ada

📊

Dashboard monitoring KPI

Laporan ke pimpinan sudah ada (tidak terstruktur)

✓ Parsial

📅

Siklus review berkala

Dijadwalkan tahunan, tapi tidak konsisten

△ Tidak rutin

⚖️

Kepatuhan UU PDP No.27/2022

Belum sepenuhnya mengacu regulasi

✗ Belum

🎓

Pelatihan keamanan SDM

Awareness siber belum diwajibkan semua user

△ Parsial

✅

Checklist Audit Interaktif — Klik untuk Menandai

Kebijakan keamanan data terdokumentasi dan disosialisasikan ke semua pengguna

Hak akses pengguna dikonfigurasi sesuai peran (RBAC aktif dan terverifikasi)

Audit trail diaktifkan dan log dimonitor berkala oleh administrator sistem

Backup harian berjalan otomatis dan hasil backup terverifikasi integritas datanya

Koneksi HTTPS/SSL aktif di seluruh halaman dan API endpoint sistem

Uji pemulihan data (restore test) dilakukan minimal setiap 6 bulan sekali

Enkripsi AES-256 diterapkan pada penyimpanan seluruh data sensitif pengguna

Penetration testing oleh pihak ketiga independen dilakukan minimal 1x per tahun

Kepatuhan penuh terhadap UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP No.27/2022)

Laporan evaluasi KMS dikirimkan kepada pimpinan fakultas setiap semester

Review berkala tata kelola KMS terjadwal dan dilaksanakan secara konsisten

Pelatihan kesadaran keamanan siber diwajibkan untuk seluruh pengguna KMS

Tingkat Kepatuhan Audit

42%

⚠️ Tingkat kepatuhan di bawah 60% — diperlukan tindakan korektif segera pada area kritis